Hướng Dẫn Sử Dụng Powerpoint Cho Người Mới Bắt Đầu

Hiện Nay Office là 1 phần không thể thiếu đối với tất cả mọi người và nhân viên văn phòng. Powerpoint cũng quan trọng không kém khi được sử dụng để thuyết trình bổ trợ cho bài giảng. Nguyễn Gia sẽ hướng dẫn cho anh chị mới bắt đầu làm quen với ứng dụng này. Anh chị nếu cần cài office thì có thể liên hệ NGUYỄN GIA cài office online từ xa.

1. Powerpoint là gì?

Powerpoint là một công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,… Để hỗ trợ cho một bài thuyết trình. Những bản Powerpoint này sẽ được trình chiếu thông qua máy tính xách tay, tivi or máy chiếu màn hình lớn để mọi người cùng xem hoặc lưu dưới dạng file cho riêng quý khách.

Powerpoint là công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu

2. dùng Powerpoint để thực hiện gì?

– Giúp các bài giảng trên lớp của giảng viên sinh động, dễ hiểu hơn.

– Tạo bài thuyết trình riêng mang đậm dấu ấn cá nhân cho khách hàng.

– Lập các loại bản đồ tư duy.

– Tạo các văn bản trình bày trong các sự kiện mang tính kỷ niệm của cá nhân và tập thể.

– Tạo các tài liệu nhằm mục đích trao đổi mua bán và tiếp thị quý khách.

– Tạo các chứng chỉ, sơ đồ, bằng cấp,… Cho mọi ngành nghề.

Powerpoint tạo ra bài thuyết trình riêng mang đậm dấu ấn cá nhân cho khách hàng

Tóm Tắt hướng dẫn cách dùng PowerPoint:

1. bật PowerPoint: Bắt đầu bằng cách mở PowerPoint trên máy tính của khách hàng. Để làm điều này, người dùng có thể tìm trong menu Start hoặc dùng thanh tìm.
2. Chọn một mẫu (Template): PowerPoint cung cấp nhiều mẫu có sẵn để Bạn có thể sử dụng. Chọn một mẫu phù hợp với nội dung của bài thuyết trình quý khách đang làm.
3. Thêm nội dung: Bạn có thể thêm các slide mới bằng cách bấm vào nút “New Slide” trên thanh công cụ. Sau đó, các bạn có thể nhập vào văn bản, hình ảnh, video và các yếu tố đồ họa khác vào các slide.
4. Chỉnh sửa chữa nội dung: dùng các công cụ trên thanh công cụ để chỉnh sửa văn bản, thay đổi cỡ chữ, màu sắc và kiểu chữ. người dùng cũng có thể sắp xếp lại các phần của slide bằng cách kéo và thả chúng.
5. Thêm hình ảnh và video: khách hàng có thể chèn hình ảnh or video vào các slide bằng cách clik vào “Insert” trên thanh công cụ và chọn “Picture” hoặc “Video”. Chọn tệp mà Bạn muốn chèn và PowerPoint sẽ đưa chúng vào slide.
6. Thêm hiệu ứng và chuyển động: PowerPoint cung cấp các hiệu ứng và chuyển động để dẫn đến bài thuyết trình của các bạn sống động hơn. khách hàng có thể thêm chúng bằng cách chọn các phần tử và dùng các tùy chọn trong tab “Animations”.
7. Xem trước và thuyết trình: Trước lúc thuyết trình, Bạn nên xem trước bài thuyết trình của mình để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra như anh chị mong đợi. người dùng có thể xem trước bằng cách bấm vào nút “Slideshow” trên thanh công cụ.
8. Lưu và chia sẻ: Sau lúc các bạn đã hoàn thành bài thuyết trình của mình, đảm bảo lưu lại để các bạn có thể truy cập lại nó sau này. Bạn cũng có thể chia sẻ bài thuyết trình bằng cách sử dụng các tùy chọn chia sẻ được cung cấp trong PowerPoint.

3. Những chú ý khi sử dụng Powerpoint

– Chỉ dùng keyword (từ khoá) chính, trọng tâm, dễ hiểu và bao quát, đi thẳng vào vấn đề. Tránh trường hợp diễn đạt lan man, dài loại gây rối mắt cho người xem.

– Các hình ảnh được chèn vào phải thích hợp với vấn đề cần được minh hoạ, điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý và người xem dễ hình dung hơn về nội dung được đề cập.

– Hạn chế tối đa việc sử dụng quá nhiều các câu/đoạn văn để đưa vào slide gây rối mắt và nhàm chán.

– Các font chữ không chân sẽ giúp bài thuyết trình của anh chị trở nên dễ nhìn, cô đọng hơn so với các font chữ có chân.

Các hình ảnh được chèn vào phải phù hợp với vấn đề cần được minh hoạ

4. Các thuật ngữ trong Powerpoint

– Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Chỉ về tài liệu tổng thể mà quý khách đã tạo ra trong Powerpoint.

– Slide (Trang): giống vậy như một trang A4 trên Word, có thể thêm vào or xoá bớt tuỳ ý, số lượng không giới hạn.

– Animation (Hoạt ảnh): Hiệu ứng hình ảnh giúp slide trình chiếu tăng tính độc đáo, lôi cuốn và thú vị.

– Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Các hiệu ứng được dùng khi chuyển đổi giữa 2 slide với nhau làm tăng tính nổi mở, thu hút và mới mẻ, tăng tính tò mò của người xem đối với những slide sau.

Các thuật ngữ được dùng nhiều trong Powerpoint

5. chia sẽ dùng Powerpoint

Tạo file mới trong Powerpoint

Bước 1: bật Powerpoint > Chọn Blank Presentation.

bật Powerpoint > Chọn Blank Presentation

Bước 2: Màn hình sẽ xuất hiện file mới, quý khách có thể bắt đầu thực hiện việc chỉnh sửa theo ý thích.

Màn hình sẽ hiện file mới

Chọn theme cho slide

Cách 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn.

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn

Cách 2:

Bước 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background.

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background

Bước 2: bấm chọn Picture hoặc texture fill > Chọn Insert ở mục Picture source.

click chọn Picture hoặc texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source

Bước 3: Chọn ảnh người dùng muốn sử dụng làm nền > click OK or chọn Insert. Hình nền sẽ lập tức được thay.

Chọn ảnh người dùng muốn dùng làm nền > click OK or chọn Insert

Thêm một slide mới

Thêm một slide mới: Chọn Home > Nháy vào mũi tên bên cạnh mục New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm.

Chọn Home > Chọn New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm

xóa một slide

Cách 1: Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide.

Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide

Cách 2: Chọn slide muốn xoá > bấm phím Delete trên bàn phím.

Chọn slide muốn xoá > nhấn phím Delete trên bàn phím

Nhân bản một slide

click chuột phải vào silde muốn nhân bản > Chọn Duplicate Slide.

bấm chuột phải vào silde muốn thêm > Chọn Duplicate Slide

Thêm nội dung vào slide

Bước 1: Chọn Insert > Chọn Textbox.

Chọn Insert > Chọn Textbox

Bước 2: click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung.

bấm chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung

Định dạng văn bản trên slide

Để định dạng văn bản trên slide, người dùng chọn nội dung muốn định dạng, sau đó chọn Home và sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font (cỡ chữ, font chữ, căn lề, kiểu chữ,…) để định dạng.

dùng các lệnh trong hộp thoại Font để định dạng

Chèn hiệu ứng vào slide

Chèn hiệu ứng cho đối tượng trong slide: Chọn đối tượng cần chèn hiệu ứng > Chọn Animations trên thanh công cụ > chọn lựa hiệu ứng phù hợp.

Chọn Animations trên thanh công cụ > chọn lựa hiệu ứng thích hợp

Chèn hiệu ứng chuyển slide: Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions trên thanh công cụ > Chọn hiệu ứng cần chèn.

Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions > Chọn hiệu ứng cần chèn

Chèn hình ảnh vào slide

Cách 1: Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh phù hợp.

Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh thích hợp

Cách 2: Để chèn ảnh online, anh chị chọn Insert > Picture > Online Picture.

Chọn Insert > Picture > Online Picture

Sắp xếp slide trong Powerpoint

Để sắp xếp slide, các bạn nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí quy trình phù hợp.

click giữ slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự thích hợp

Tạo Slide Master cho Powerpoint

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Bước 2: Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập vào bất kỳ nội dung nào.

Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào

Thiết lập màn hình để trình chiếu

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Bước 2: Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ thích hợp.

Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp

Bước 3: Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính.

Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính

Trình chiếu slide trên Powerpoint

Cách 1: nhấn F5 or chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên.

Chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên

Cách 2: nhấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang bật.

Chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở

Cách lưu file Powerpoint

Bước 1: Chọn biểu tượng Save như hình.

Chọn biểu tượng Save

Bước 2: đặt tên + Chọn nơi sao lưu + Chọn định dạng file > bấm Save để lưu.

tạo tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > click Save để lưu

6. Các mẹo để có một bản trình chiếu hiệu quả

– Định dạng slide (cỡ và font chữ) dễ nhìn, không quá to cũng không quá nhỏ.

– dùng các từ khoá hoặc các gạch đầu loại để đơn giản hoá nội dung thành những câu ngắn gọn, dễ tiếp thu.

– Không tạo quá nhiều trang gây dài loại, nhàm chán cho người xem.

– Chèn ảnh, âm thanh, biểu đồ,… Minh hoạ để thực hiện sinh động và giúp người xem dễ liên tưởng, hiểu rõ nội dung hơn.

– sử dụng các đồ thị, biểu đồ dễ hiểu, tránh các dạng biểu đồ phức tạp gây rối mắt người xem.

– Thống nhất nền các slide theo một chủ đề nhất định và lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí thích hợp, nhẹ nhàng, không quá màu mè thực hiện phân tán nội dung và khó nhìn.

– lưu ý về chính tả và sử dụng câu đúng ngữ pháp.

chọn lựa màu sắc, kiểu trang trí slide thích hợp với nội dung muốn truyền tải

7. Các phím tắt tiện lợi khi sử dụng Powerpoint

– Shift + F3: Đổi chữ hoa sang chữ thường sẽ.

– Phím B: thực hiện đen màn hình trong lúc đang trình chiếu. click B thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

– Phím W: thực hiện trắng màn hình trong lúc đang trình chiếu. nhấn W thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

– Số trang + Enter: Trở lại slide được chọn. Ví dụ: 1 + Enter để trở lại slide đầu tiên, 2 + Enter để trở lại slide thứ 2,…